A Coordenação de Polícia Interestadual (Polinter) completou dois anos de utilização do Sistema Eletrônico de Informação (SEI Bahia), alcançando a marca de 16,4 mil processos tramitados pelo software de processo digital do Estado. O uso do SEI Bahia promove economia, agilidade, segurança, além da otimização de recursos e de tempo. A ferramenta também reduz atividades burocráticas e permite que a Polinter concentre seus esforços nas ações finalísticas da polícia.

Unidade da Polícia Civil da Bahia, a Polinter tem como atribuição a execução de mandados de prisão, a condução coercitiva, o cumprimento de cartas precatórias e a movimentação interestadual de presos. O SEI Bahia possibilita que as atividades burocráticas como a entrega de mandados e intimações sejam movimentadas eletronicamente, enquanto os policiais realizam diligências e outras atividades fins.

No caso do mandado de prisão, por exemplo, a Polinter recebe a ordem judicial via ofício, em suporte papel. Assim que recebe o documento, ele é digitalizado e vira a primeira peça de um processo eletrônico no SEI Bahia. A partir desse momento, toda tramitação de documentos passa a ser pelo Sistema de Processo Eletrônico, como a ordem de missão para equipe de captura, o comunicado de prisão do suspeito para a vara criminal, o pedido de exame de corpo de delito para o Instituto Médico Legal, a transferência do preso para o Sistema Prisional, dentre outros. O trâmite de forma eletrônica confere agilidade em todas as fases.

Troca de informações

Para cumprir suas missões institucionais, a Polinter usa o SEI Bahia para se comunicar com unidades policiais de outros estados, com o judiciário e com outras instituições da área de segurança. A maior parte da troca de informação processual é feita por intermédio do Sistema ou pelo e-mail acoplado a ele.

Anteriormente, todas as diligências burocráticas, exigidas por lei, tramitavam por meio físico, em suporte papel. Policiais precisavam se deslocar para entregar um ofício, cumprindo uma atividade administrativa, quando poderiam estar atuando em uma função finalística da polícia. Muitas vezes eram obrigados a cumprir expedientes burocráticos ou invés de realizar uma diligência para executar um mandado de prisão, por exemplo.

Os recursos humanos e materiais eram empregados em atividades burocráticas ou administrativas. Agora, equipes policiais, viaturas e todo aparato de segurança são utilizados na atividade policial.

Economia

O SEI Bahia também gerou economia, com a redução no consumo de combustível das viaturas, que não precisam se deslocar para entregar ofícios e meros expedientes administrativos. O sistema também contabilizou uma diminuição expressiva do gasto de papel e impressão. De acordo com os cálculos da Polinter, a queda no consumo de folhas de papel na unidade chegou a 75% após a implantação do SEI Bahia. “Só imprimimos os documentos quando é estritamente necessário, como nos casos em que é preciso coletar a assinatura do preso”, explica o delegado Ivo Tourinho, coordenador da Polinter.

O armazenamento dos processos foi outra vantagem apresentada pelo Sistema Eletrônico de Informação. A Polinter utiliza atualmente duas salas para armazenar 82 mil prontuários (processos físicos em papel), acumulados ao longo dos anos. Os gastos com os espaços utilizados e outros custos de armazenamento como eletricidade, segurança e limpeza. Com os processos arquivados eletronicamente os custos são menores e a segurança maior.

O SEI Bahia melhorou ainda a produtividade e a agilidade com a interoperabilidade, função que permite mais de uma pessoa trabalhar simultaneamente em um processo. Enquanto um delegado assina um despacho, outro policial pode fazer um relatório de diligência no mesmo processo, concedendo mais celeridade na tramitação. Antes, com processos físicos, esse tipo de trabalho simultâneo não era possível. Outra vantagem que o SEI Bahia gerou é a possibilidade de uso do sistema em celulares ou tablets, com o recurso da responsividade, que permite a utilização em deslocamento.

Implantação

A Secretaria da Administração (Saeb), por meio da Superintendência de Gestão e Inovação, iniciou a implantação do SEI Bahia no estado em 2017. A Bahia foi o primeiro estado do país a implementar o Sistema de Processo Eletrônico, software criado e cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4). O SEI Bahia também foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN). Diversos órgãos federais já utilizam o sistema, a exemplo da Controladoria Geral da União (CGU) e do Superior Tribunal de Justiça (STJ).

O SEI Bahia gerou redução de custos, ganhos ambientais com a redução do consumo de papel, mais agilidade e transparência na tramitação de processos. Atualmente, o SEI Bahia já está presente em cerca de 40 órgãos da administração estadual, com 610 tipos de processos finalísticos disponíveis e 307 sistêmicos. Os servidores estaduais já geraram mais de 1,6 milhão de processos por meio do sistema informatizado.

Levando em conta o tamanho médio de um processo administrativo, a estimativa é que o Estado tenha deixado de consumir mais de 241 milhões de folhas de papel, no período.

Para o superintendente de Gestão e Inovação da Secretaria de Administração do Estado da Bahia (Saeb), Anderson Vasconcelos, que atuou na implantação do SEI Bahia em todo o Estado, as características do software atendem bem as necessidades da Polícia Civil. “Embora o software não seja uma aplicação específica para as regras de negócio envolvidas na operação da Polícia Civil, algumas características do sistema atendem em cheio às demandas da Corporação”, afirma Vasconcelos.

O superintendente destaca funções como usabilidade, acessibilidade por diversos meios, segurança, integração e interoperabilidade com qualquer sistema via webservices, além de transparência, sigilo (quando aplicável) e disponibilidade da aplicação 24h

Fonte: Ascom/Saeb